GNR – Selezione Passante Voip
Tutto quello che non sapevi
La selezione passante è una soluzione particolarmente utile per le aziende che gestiscono numerosi interni telefonici e vogliono permettere a clienti, fornitori e collaboratori di contattare direttamente una persona o un reparto, senza dover necessariamente passare dal centralino.
In ambito aziendale la selezione passante è strettamente collegata al GNR (Gruppo a Numerazione Ridotta), un sistema che consente di associare una serie di numerazioni telefoniche consecutive agli interni dell’azienda.
Con l’evoluzione della telefonia IP, oggi è possibile utilizzare la selezione passante VoIP, mantenendo i vantaggi delle numerazioni GNR e integrandoli con la flessibilità offerta dai moderni centralini VoIP e Cloud.
Vediamo quindi cos’è un GNR, come funziona la selezione passante e quali vantaggi può offrire a un’azienda.
Cos’è la selezione passante?
La selezione passante è un sistema telefonico che permette a chi chiama dall’esterno di raggiungere direttamente uno specifico interno aziendale componendo il relativo numero telefonico.
In un sistema telefonico tradizionale, normalmente un cliente chiama il numero generale dell’azienda e successivamente viene trasferito all’interno desiderato da un operatore oppure attraverso un risponditore automatico IVR.
Con la selezione passante, invece, ogni interno può essere raggiunto anche attraverso una propria numerazione pubblica.
Questo sistema risulta particolarmente utile nelle aziende con numerosi dipendenti, uffici o reparti perché permette di organizzare in maniera più efficiente il traffico telefonico.
Cos’è un GNR !
GNR significa Gruppo a Numerazione Ridotta e identifica un insieme di numerazioni telefoniche consecutive appartenenti alla stessa azienda.
In altre parole, anziché attivare numeri completamente indipendenti, l’azienda dispone di una radice comune alla quale vengono aggiunte alcune cifre finali.
Il GNR può comprendere, ad esempio, gruppi da:
- 10 numerazioni;
- 100 numerazioni;
- 1.000 numerazioni.
La dimensione del gruppo dipende dalle necessità dell’organizzazione e dalla configurazione del servizio.
Il vantaggio è quello di poter utilizzare una struttura numerica ordinata e facilmente associabile agli interni del centralino aziendale.
Come funziona la selezione passante GNR?
Il modo più semplice per comprenderne il funzionamento è attraverso un esempio.
Immaginiamo un’azienda con il seguente numero principale:
02 12345600
Attraverso un gruppo di numerazioni consecutive potrebbero essere disponibili, ad esempio:
02 12345601
02 12345602
02 12345603
02 12345604
…
Ogni numero può essere associato a un determinato interno, dipendente oppure reparto.
Ad esempio:
02 12345601 → Amministrazione
02 12345602 → Commerciale
02 12345603 → Assistenza tecnica
02 12345604 → Direzione
Il cliente che conosce il numero diretto del reparto commerciale potrà quindi chiamarlo immediatamente, senza dover passare dalla reception o dal risponditore automatico.
Il numero principale può invece continuare a essere utilizzato per gestire tutte le chiamate generiche attraverso il centralino.
GNR e centralino telefonico: come lavorano insieme
Il GNR mette a disposizione le numerazioni, mentre il centralino telefonico stabilisce come devono essere gestite le chiamate associate a quelle numerazioni.
È una distinzione importante.
Il centralino può decidere, ad esempio, che una determinata numerazione debba:
- raggiungere direttamente un interno;
- chiamare contemporaneamente più operatori;
- essere indirizzata verso un reparto;
- attivare un risponditore automatico;
- essere deviata verso un altro numero;
- seguire determinate fasce orarie;
- essere gestita secondo specifiche regole aziendali.
Per comprendere meglio questa infrastruttura e il suo funzionamento è possibile approfondire cos’è un centralino VoIP, cioè il sistema che utilizza la tecnologia IP per gestire le comunicazioni telefoniche aziendali.
La combinazione tra GNR e centralino VoIP consente quindi di mantenere una struttura ordinata delle numerazioni e, contemporaneamente, sfruttare modalità avanzate di gestione delle chiamate.
Selezione passante VoIP: cosa cambia rispetto alla telefonia tradizionale?
Storicamente i GNR venivano utilizzati soprattutto attraverso infrastrutture telefoniche tradizionali, ad esempio linee ISDN o accessi primari PRI.
La diffusione della tecnologia VoIP ha permesso di superare molti dei vincoli legati alle infrastrutture telefoniche fisiche.
Con un GNR VoIP, infatti, le numerazioni possono essere gestite attraverso una moderna infrastruttura IP e integrate con centralini telefonici evoluti.
Questo significa che l’organizzazione delle chiamate non deve necessariamente dipendere dalla presenza fisica del dipendente all’interno dell’ufficio.
Un interno può essere utilizzato, in base alla configurazione adottata, attraverso telefoni IP e altri dispositivi compatibili con l’infrastruttura aziendale.
È una caratteristica particolarmente interessante per aziende multisede, professionisti, organizzazioni con personale in mobilità e imprese che utilizzano modalità di lavoro ibride.
GNR e Centralino Cloud
Un’altra possibilità consiste nell’integrare le numerazioni GNR all’interno di un’infrastruttura telefonica gestita in Cloud.
In questo caso non è necessario basare l’intera gestione telefonica su un centralino fisicamente installato nella sede aziendale.
Le funzionalità vengono gestite attraverso un’infrastruttura remota e possono comprendere interni, trasferimenti di chiamata, gruppi di risposta, segreterie telefoniche, IVR e altre funzioni dedicate alla gestione delle comunicazioni.
Se vuoi approfondire questa tecnologia, nella nostra guida dedicata spieghiamo nel dettaglio cos’è un Centralino Cloud e come funziona.
L’integrazione tra GNR e Centralino Cloud permette quindi di combinare numerazioni telefoniche aziendali strutturate con un sistema di gestione flessibile e scalabile.
Quali sono i vantaggi della selezione passante?
L’utilizzo della selezione passante può migliorare sensibilmente l’organizzazione delle comunicazioni aziendali.
Contatto diretto con gli interni
Il primo vantaggio è immediato: chi conosce la numerazione di un determinato dipendente o reparto può raggiungerlo direttamente.
Si riducono quindi i passaggi necessari prima di arrivare all’interlocutore desiderato.
Meno chiamate sulla reception
Non tutte le telefonate devono necessariamente transitare dal numero principale.
Una parte importante delle chiamate può raggiungere direttamente gli interni, alleggerendo il lavoro della reception e degli operatori.
Numeri dedicati ai diversi reparti
Le numerazioni del GNR possono essere utilizzate per organizzare meglio i contatti aziendali.
È possibile, ad esempio, dedicare numeri differenti a:
- commerciale;
- amministrazione;
- assistenza;
- ufficio tecnico;
- direzione;
- singoli collaboratori.
In questo modo l’azienda dispone di una struttura telefonica più ordinata e professionale.
Maggiore scalabilità
Un’infrastruttura VoIP consente inoltre di gestire con maggiore flessibilità l’evoluzione dell’organizzazione aziendale.
La configurazione degli interni e delle modalità di gestione delle chiamate può essere adattata alla crescita dell’impresa e alle nuove esigenze operative.
Selezione passante o risponditore automatico IVR?
Le due soluzioni non sono necessariamente alternative.
Al contrario, selezione passante e IVR possono essere utilizzati contemporaneamente.
Un’azienda potrebbe utilizzare il numero principale per accogliere le chiamate attraverso un risponditore automatico:
“Premi 1 per il commerciale, 2 per l’amministrazione, 3 per l’assistenza”.
Contemporaneamente, i clienti abituali che conoscono già il numero diretto del proprio referente possono utilizzare la selezione passante per raggiungerlo immediatamente.
La combinazione dei due sistemi consente quindi di gestire efficacemente sia le nuove chiamate sia i contatti ricorrenti.
A quali aziende conviene utilizzare un GNR?
La selezione passante GNR diventa particolarmente interessante quando l’azienda dispone di numerosi interni o quando è importante permettere ai clienti di contattare direttamente persone e reparti differenti.
Può essere utile, ad esempio, per:
- aziende con numerosi dipendenti;
- studi professionali;
- strutture ricettive;
- call center e contact center;
- aziende con più reparti;
- organizzazioni multisede;
- imprese con personale in smart working;
- aziende con un elevato volume di telefonate.
Anche organizzazioni relativamente piccole possono però beneficiare di un sistema GNR quando vogliono separare chiaramente le comunicazioni dei diversi reparti.
È possibile mantenere un GNR passando al VoIP?
Un’azienda che utilizza già un GNR con un operatore tradizionale può avere l’esigenza di modernizzare la propria infrastruttura senza perdere le numerazioni telefoniche utilizzate da clienti e fornitori.
Questo aspetto è particolarmente importante perché cambiare i numeri aziendali potrebbe comportare la necessità di aggiornare sito web, documenti commerciali, materiale pubblicitario, contatti dei clienti e numerose altre risorse.
Attraverso la procedura di portabilità delle numerazioni è possibile valutare il trasferimento del proprio GNR verso OlimonTel.
In questo modo l’azienda può evolvere verso una moderna infrastruttura VoIP mantenendo la continuità delle proprie comunicazioni.
Perché scegliere un GNR VoIP OlimonTel
Una soluzione telefonica aziendale non dovrebbe limitarsi semplicemente alla disponibilità di un numero.
È importante progettare correttamente il modo in cui numerazioni, interni, reparti e flussi di chiamata devono interagire.
Con le soluzioni VoIP e Cloud OlimonTel è possibile costruire un sistema telefonico adatto alle reali esigenze dell’azienda, integrando GNR, interni, numerazioni dirette e funzionalità avanzate di gestione delle chiamate.
Se possiedi già un GNR su una linea tradizionale, puoi inoltre valutare la portabilità delle tue numerazioni verso OlimonTel, evitando di rinunciare ai numeri che i tuoi clienti già conoscono.
Porta il tuo GNR su VoIP con OlimonTel
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Il nostro team può aiutarti a individuare la soluzione più adatta alla struttura della tua azienda, valutando numero di interni, numerazioni necessarie, gestione dei reparti e integrazione con i nostri servizi VoIP e Centralino Cloud.
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